No último mês de novembro realizei o meu primeiro curso à distância! O curso realizado foi Gerenciamento do Tempo.
Todos nós devemos saber como administrar o tempo, pois com o seu uso correto pode-se realizar inúmeras tarefas, principalmente àquelas que nunca realizamos, pois alegamos não ter tempo!
O tempo quem faz é você, se você o utiliza de forma produtiva, estará tirando proveito disso, caso contrário estará desperdiçando-o!
O curso foi realizado através do Institudo IPED. O IPED, é um instituto formado por um conjunto de serviços e parceiros em diversos segmentos do mercado. Possui diversos treinamentos, todos eles à distância.
Como o assunto, do treinamento realizado, é algo muito importante hoje em dia, resolvi escrever este artigo, relatando alguns fatores que aprendi durante o curso e acho interessante o compartilhamento.
Lição 1
- Quem administra tempo não vive uma corrida perpétua contra o mesmo, conseqüentemente não precisa trabalhar horas extras para a realização de uma tarefa.
- Quem tem tempo não é vagabundo! Simplesmente consegue administrar o tempo que tem.
- Sempre termine uma tarefa, para em seguida iniciar uma outra tarefa. Caso contrário perderá tempo.
- Quem faz o seu tempo é você!
- Evite ser instruído, sobre como fazer uma determinada tarefa, ou seja, crie você mesmo um método de realizar uma determinada tarefa, levando em conta que a tarefa deve ser realizada com uma maior eficiência
- Definitivamente, tempo é dinheiro, a decisão de utilizá-lo ou não é sua.
Essa frase resume muitas coisas:
O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo acaba, ele acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no futuro.
Lição 2
- Pessoas que gastam tempo demais para realizar uma tarefa, são eficazes, porém ineficientes!
- Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, ou seja, fazer o que é importante e prioritário com a menor utilização de recursos possíveis.
- Já a eficiência é fazer as coisas certas, ou seja, com a menor quantidade de recursos possíveis.
- Eficácia, é fazer as coisas certas, ou seja, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário.
Logo, seja eficaz!
Lição 3
Oito notas importantes, para melhor gerenciar o tempo;
- Faça agora e fará somente uma vez. Não fique lendo e relendo para fazer/tomar uma ação. Leia e aja!
- Não postergue nada! Programe o que vai fazer e realmente faça.
- Resolva os problemas enquanto são pequenos, caso contrário crescerão e consumirão mais tempo.
- Diminua as interrupções desnecessárias, isso o tornará mais produtivo.
- Coloque trabalhos atrasados em dia, pois provocam trabalho extra.
- Vise o futuro e não o passado! Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se a possíveis problemas.
- Pare de se preocupar, pois isso causa cansaço.
- A conclusão das tarefas traz autoconfiança e evita o estresse, aumentando o auto-respeito.
Esqueça de tudo. apenas lembre de alguma tarefa quando for realmente necessário. Isso deve ser feito tendo uma boa anotação.
Lição 4
Antes de fazer, qualquer coisa é importante você saber como você gasta o seu tempo, para isso:
- Anote suas tarefas de meia em meia hora
- Verificando as anotações realizadas, você vai descobrir como o seu tempo é gasto, inclusive com assuntos/tarefas inúteis.
- Analisando os resultados do item anterior, reflita!
Lição 5
Para melhorar o tempo gasto, você pode fazer alguns exercícios que o ajudarão com isso!
- Crie uma lista de todas as suas tarefas diárias e se concentre em todas as tarefas, de modo que todas sejam executadas.
- Lide primeiro com os assuntos importantes, e não com os assuntos urgentes.
- Distribua a sua carga de trabalho entre cada item que deve ser realizado, de forma que todos tenham um tempo para serem realizados.
- Com a papelada (documentação), divida-as em prioridades, A, B e C.
- Em reuniões (caso ela seja realmente necessária), distribua o assunto da reunião antes de começá-la, ou melhor, envie por e-mail um ou dois dias antes. Estabeleça um objetivo para a reunião, crie etapas dos assuntos que serão discutidos. Por fim crie uma ata com tudo o que foi discutido.
- No dia-a-dia, apenas use conversa paralelas se elas realmente dizem respeito à você, caso contrário não se envolva com assuntos desnecessários.
- Ao utilizar o telefone, use-o de uma só vez, porém racione o tempo gasto em conversas prolongadas.
Lição 6
Essa tarefa é para quem possui cargo de chefia, como DELEGAR tarefas de maneira eficiente:
- Identifique a pessoa certa para fazer o trabalho! A escolha da pessoa pode economizar um grande tempo!
- Delegue a tarefa o quanto antes, para proporcionar tempo para que a pessoa a execute.
- Exponha claramente o objetivo da tarefa, não esconda nada!
- Forneça todas as informações necessárias para que a tarefa seja executada.
- Veja se o responsável pela tarefa entendeu perfeitamente antes de começa-la.
- Estipule uma data para a conclusão da tarefa.
- Caso possível crie um plano de projeto por escrito.
- Monitore periodicamente a evolução da tarefa.
- Seja acessível para esclarecer assuntos referentes à tarefa.
- Assuma a responsabilidade pela tarefa, sem esquecer de dar os créditos à pessoa que a realizou. (esse item é o mais importante)
- Ajude a pessoa a crescer, transferindo novas tarefas.
Lição 6
Gerenciar melhor o tempo é saber dizer NÃO, principalmente quando:
- A atividade diminui o lucro;
- A atividade aumenta o custo sem trazer benefício;
- O esforço relativo à atividade não compensa o resultado;
- Há outra prioridade mais importante;
- A atividade é estranha ao planejamento estratégico da empresa;
Lição 7
Use o Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto foi criado no Séc. XIX por um economista italiano chamado Alfredo Pareto que, ao analisar a sociedade concluiu que grande parte da riqueza se encontrava nas mãos de um número demasiado reduzido de pessoas. Após concluir que este princípio estava válido em muitas áreas da vida quotidiana, estabeleceu o designado método de análise de Pareto, também conhecido como dos 20-80% e que significa que um pequeno número de causas (geralmente 20%) é responsável pela maioria dos problemas (geralmente 80%).
Logo, para alcançarmos 80% de resultado, devemos nos esforçar apenas 20%!
Lição 8
A eliminação de tarefas é importante, pois sempre fazemos tarefas que são extremamente inúteis. O mesmo ocorre com os papéis, por isso:
- Papéis importantes devem ser guardados em um arquivo extremamente organizado.
- Revise mensalmente o que foi guardado, jogando fora o que não foi preciso ser utilizado.
- Nunca guarde o que você terá fácil acesso, em bibliotecas e arquivos. Caso tenha dúvida elimine-os.
- Grande parte dos relatórios, em médias e grandes empresas, não serve para nada. Leia apenas o índice e a conclusão. Caso, realmente seja necessário, leia-o!
Lição 9
Aumentando o desempenho em reuniões, que são em sua grande maioria uma perda de tempo total e isso deve-se ao fato de que quem organiza a reunião não a faz de forma correta e com isso muitas pessoas que não possuem relação nenhuma com a reunião tem que participar da mesma, isso ocasiona perda de tempo.
Alguns exemplos clássicos de perda de tempo em reuniões são:
- Algumas reuniões, participamos para saber o que ocorre na empresa.
- Mudamos de função, porém participamos das reuniões que dizem respeito à função antiga.
Caso precise convocar uma reunião, faça-a da seguinte forma:
- Primeiro tente trocar a reunião por uma conferência ou por e-mail. Apenas, convoque uma reunião quando for totalmente indispensável.
- Com 72 horas de antecedência, distribua a pauta da reunião, informando claramente o que espera ser discutido quem vai participar e o tempo da reunião. Isso deve ser enviado a todos os participantes.
- Estabeleça objetivos.
- Convoque apenas as pessoas as quais o assunto interessa.
- Não castigue os pontuais, premiando os atrasados.
- No início da reunião distribua uma referência dos assuntos com os seus respectivos tempos para serem discutidos.
- Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
- Mantenha o rumo da discussão.
- No final da reunião faça uma ATA e a distribua.
Lição 9
Evite a Procrastinação
Procrastinação é o deferimento ou adiamento de uma ação para depois. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos. Enquanto é normal que as pessoas procrastinem até um certo ponto, isso se torna um problema quando impede o funcionamento normal das ações. A procrastinação crônica pode ser um sinal de alguma desordem psicológica ou fisiológica.
Crie METAS, que devem ser SMART
- eSpecífica;
- Mensurável;
- Alcancável;
- Representam um desafio pessoal;
- Temporária.
Lição 10
Sete dicas para economizar tempo:
- Organize suas tarefas.
- Faça um acompanhamento de suas prioridades.
- Defina prioridades
- Revise as metas definidas
- Defina meta
- Crie uma lista de itens a serem realizados.
- Use uma agenda ou caderno para fazer anotações.
Lembre-se, que o tempo é altamente desperdiçado pela:
- Incapacidade de dizer não;
- Falta de definição clara dos objetivos;
- Falta de disciplina;
- Falta de planejamento;